Optimizar los Costos para sobrevivir a entornos turbulentos

La inflación, este flagelo económico que tantas veces ha sufrido nuestra economía erosiona en forma lenta pero constante la rentabilidad de los negocios y su competitividad. Las presiones de clientes, inversores y sindicatos aumentan, el flujo de caja se vuelve crítico y manejar una compleja estructura de costos interdependiente se convierte en la pesadilla para quienes tienen la responsabilidad de dirigir un negocio, porque son decisiones que afectan directamente la estrategia.

Encarar una reducción de costos bajo el escenario actual nunca es fácil, fundamentalmente para aquellas organizaciones que no tienen procesos de control de costos claramente definidos que sean parte integral de la estrategia de crecimiento. Organizaciones que generalmente colocan todo su esfuerzo en el desarrollo del mercado sin un adecuado análisis de la rentabilidad marginal.  Cuando los flujos de caja se reducen drásticamente se inicia la carrera desesperada para reducir costos. Y la mayoría de los programas que se  encaran en base a comportamientos emocionales, de forma reactiva, sin una estrategia de largo plazo, tiene un inexorable destino de fracaso.

 

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De esta forma, muchas iniciativas se asemejan a las dietas primaverales orientadas a reducción de calorías para que el traje de baño luzca mejor en verano; se pierde peso en el corto plazo pero no se reeduca sobre las costumbres alimentarias de las personas. Y pasado la adrenalina veraniega, el cuerpo retoma su peso anterior, con la consiguiente pérdida de autoestima y respeto por las propias decisiones.

El éxito para reducir costos radica en implementar programas metodológicos integrales de largo plazo destinados a lograr la OPTIMIZACIÓN CONTINUA de los procesos y la reeducación de todos los integrantes de la compañía. Transformar un comportamiento reactivo que surge como “consecuencia de”, en una estrategia de largo plazo proactiva, que analice las “causas de”, que permita agilizar el desarrollo de los negocios y brindar el espacio necesario para la innovación.

Construir una CULTURA DE OPTIMIZACIÓN DE COSTOS no es parte de las actividades cotidianas de una empresa. Requiere un gran esfuerzo para pensar más allá de la naturaleza de los costos, de actividades que generan los mismos, para enfocarse en procesos completos desde el origen hasta la última tarea que formaliza el mismo.  A veces, no es suficiente atacar solo los procesos,  el cambio requerido debe ser más profundo: repensar el modelo del negocio, la estructura completa de la organización, tomar decisiones con relación a líneas de productos no rentables, o redefinir  relaciones con agentes externos como proveedores y clientes.

Entender para Optimizar

Una Estructura de Costos es “la correcta proporción entre costos fijos, variables y semi-variables que transcurren dentro de una organización”. Alguien podría argumentar también que “es el precio que una organización paga para desarrollar sus negocios de acuerdo a su modelo”. Todo es correcto y son muchas las definiciones que pueden describirse dependiendo del objetivo buscado. Pero en materia de costos no importa dedicar tiempo a definiciones conceptuales, sino analizar las causas que generan los mismos, que indican la forma en la cual un negocio está siendo administrado.

Optimizar no significa imponer un target de reducción caprichoso, sino lograr que la reducción de costos sea una consecuencia natural.  Buscar las oportunidades analizando cada erogación de costos como si fuese una inversión, midiendo el resultado esperado. Repensar si la decisión relacionada con ese costo es adecuada  y si es necesario producir un cambio en la forma de trabajar. Si la decisión es la correcta, si el proceso es el adecuado, no debe fijarse una meta de reducción que comprometa la calidad de ese trabajo y genere procesos disruptivos  no deseados. Las oportunidades habrá que buscarlas por otro lado. Los targets caprichosos no son sostenibles en el tiempo. El objetivo es lograr que la empresa sea más ágil y flexible para eludir los obstáculos que plantean los escenarios de mercados tan cambiantes.

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Entender la estructura de costos implica analizar no sólo la eficiencia interna, sino aquellos aspectos macroeconómicos en los cuales se desenvuelven las empresas.

Hoy en Argentina, entender los efectos de la inflación sobre cada concepto de costo es mandatorio.  Los efectos que produce sobre cada negocio, línea de producto o región geográfica son diferentes y requiere de análisis sectoriales que conduzcan a decisiones estratégicas puntuales.

Analizar cada concepto requiere de información precisa y real, que considere cada erogación directa, indirecta y potenciales riesgos no mensurados que puedan tener un impacto sobre el resultado de los negocios, normalmente conocidos como “costos ocultos”.

Es también importante analizar porqué los programas anteriores en reducción de costos no tuvieron el éxito esperado, y si la causa radica en que la organización no fue consistente en la aplicación de ciertas medidas o el mercado sufrió un cambio no debidamente previsto.

Aquellos costos que tienen relación directa con el Servicio a Clientes, Atención de Canales, Desarrollo de Nuevos Negocios y similares, deben ser analizados con extremo detalle. Ya expusimos más arriba que la idea no es provocar un proceso disruptivo ni afectar la generación de ingresos.

Sin un relevamiento detallado y sincero de las informaciones de costos es imposible pensar en ejecutar un programa de Optimización de Costos e implementar una cultura responsable dentro de la organización. Conocer el “baseline” es fundamental para definir el punto de partida y medir el resultado al final del programa.

El resultado es producto de los decisiones

El objetivo de un Programa de Optimización de Costos es lograr implementar una cultura de mejora continua para cada proceso actual o futuro del negocio.  Es encontrar ahorros en la operación que puedan ser traducidos en la presupuestación operativa-financiera de los ejercicios siguientes de manera que evite la tentación de volver al pasado. Es lograr que las personas tomen “Responsabilidad” sobre la eficiencia y la mejora continua. Como expresamos anteriormente, no pretende lograr resultados fijos, basados en un determinado porcentaje de ahorro, que la mayoría de las veces son inventados.  Se persigue un cambio cultural profundo en toda la organización.

 

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Sin un compromiso dedicado de los ejecutivos del negocio ningún esfuerzo de optimización de costos tiene futuro de largo plazo. La visión del management, la comunicación clara de los objetivos de largo plazo y el porqué de la necesidad de generar flujos de caja positivos para garantizar el crecimiento son fundamentales para marcar el camino. Educar con el ejemplo y la constancia.

Como en cualquier organización, las personas necesitan incentivos para comprometerse y es fundamental implementar estrategias de beneficios variables. Esto no necesariamente significa una relación directa con la retribución. Hay empresas que adoptan programas de inversiones de acuerdo a los espacios de optimización de costos que se generen. Ningún incentivo mejor que garantizar el crecimiento rentable.

Cambiar la forma de gestionar los costos requiere un foco continuo en la eficiencia, un esfuerzo extraordinario en tomar las decisiones adecuadas aún cuando no sean populares. Requiere gestionar a las personas para lograr que se comprometan con el programa, de manera que entiendan las oportunidades existentes en una organización que toma responsabilidad por su crecimiento.

Los costos no son una ciencia, si bien existen cientos de técnicas para controlarlos no hay un programa estándar para diferentes organizaciones.  La diferencia radica en los integrantes de la organización y la voluntad para cuestionar en forma continua la forma de trabajo, el modelo del negocio, y entender que por cada negocio desarrollado se debe obtener una rentabilidad adecuada, igual o superior a los objetivos en el plazo esperado.

POR: Cdor. Martin de Pablo (UBA) Consultor Especializado

FUENTE:http://eco-nomicas.com.ar/5603-optimizar-los-costos-para-sobrevivir-a-entornos-turbulentos

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